Prace dyplomowe pisane na zakończenie studiów, niezależnie czy są to prace licencjackie czy magisterskie, muszą być również sporządzane w wersji elektronicznej. Takie są wymagania stawiane przez wszystkie uczelnie, które w ten sposób ułatwiają sobie sprawdzanie czy dana praca magisterska czy licencjacka nie jest plagiatem.
Załączana wersja elektroniczna pracy dyplomowej musi być tożsama z wersją drukowaną. Niektóre uczelnie wymagają określonego jej formatu, zwykle .doc lub .pdf. Format .pdf jest zdecydowanie lepszy, gdyż format .doc w zależności od wersji oprogramowania może powodować pewne zmiany w zastosowanych do edycji formatach i przez to praca będzie nieczytelna, a format .pdf raz zapisany jest zawsze tak samo odczytywany.
Niezależnie jednak od formatu, w którym ma być zapisana wersja elektroniczna pracy dyplomowej, płytę CD, na której będzie ona umieszczona trzeba w sposób trwały dołączyć do pracy. W przypadku oprawy twardej, najczęściej stosowane jest umieszczenie na wewnętrznej stronie tylnej okładki papierowej lub plastikowej koperty, do której wkłada się płytę z nagraniem. Koperta ta musi posiadać możliwość zamknięcia, żeby płyta podczas przenoszenia pracy nie wyleciała.
W ten sposób dołączona płyta na pewno nie zginie, a przy tym nie będzie przeszkadzała przy czytaniu pracy, jak to ma miejsce w przypadku płyt dołączanych na wewnętrznej stronie przedniej okładki. Wówczas koperta z płytą może przeszkadzać w przewracaniu kolejnych kartek pracy dyplomowej.